TORONTO, ON Il se pourrait bien que les entreprises canadiennes se cachent la tte dans le sable quand vient le temps de grer leurs documents efficacement. C’est ce que semble indiquer un rcent sondage men par Xerox Canada et Lger Marketing. L’enqute rvle que prs des trois quarts (71 %) des petites et moyennes entreprises craignent de perdre des documents enregistrs sous forme lectronique. Toutefois, les deux tiers (66 %) n’ont actuellement aucun plan de gestion de leurs documents internes et elles n’ont recours aucunes ressources externes pour assurer la gestion de leurs documents.

En outre, prs de la moiti des rpondants au sondage (49 %), qui n’ont pas de stratgie de gestion des documents, affirment que ce n’est pas un lment important pour leur entreprise ni pour leurs clients.

Le cot lev des documents papier

En moyenne, les propritaires et les dirigeants de petites et moyennes entreprises canadiennes indiquent que leurs employs consacrent plus d’une heure par semaine la recherche de documents papier, soit un cot de 2 152 $ par anne, pour en assurer la gestion et l’entreposage. Pour les entreprises comptant plus de 10 employs, le temps consacr la recherche des documents passe prs de deux heures par semaine et le cot de l’entreposage des documents double presque, pour atteindre 5 760 $ annuellement.

En plus de prvenir les pertes de documents, une gestion efficace des documents peut prsenter de nombreux avantages concrets pour une entreprise, a dclar Rod Turgeon, vice-prsident, Services mondiaux Xerox, Xerox Canada. Les entreprises de toutes tailles peuvent pargner temps et argent, rduire les erreurs et amliorer leur environnement de travail en simplifiant la faon de chercher et de manipuler les documents. La cl est la planification, la mise en application et le maintien d’une stratgie de gestion des documents, ds le dbut, afin qu’elle volue au mme rythme que l’entreprise.

Les jeunes entreprises s’y connaissent davantage en technologie

Le sondage suggre galement que plus une entreprise est jeune, plus elle est susceptible de faire confiance la technologie. Les entreprises de cinq ans ou moins sont plus susceptibles de conserver la majorit de leurs documents sur supports lectroniques (37 %), comparativement aux entreprises qui ont plus de 15 ans (29 %). Les entreprises cres plus rcemment sont galement plus familires avec la gestion des documents (67 %, comparativement 63 % pour les socits tablies depuis plus longtemps) et elles sont moins proccupes par la perte des donnes lectroniques que les entreprises plus vieilles (68 % contre 76 %).

Autres conclusions :

  • Les trois quarts des propritaires et dirigeants d’entreprises (75 %) affirment qu’il est plus facile de trouver des documents lectroniques que des documents papier.
  • Plus de la moiti (54 %) des propritaires et dirigeants d’entreprises canadiennes sont proccups par la perte de documents papier mais beaucoup plus (71 %) craignent de perdre des documents conservs sous forme lectronique.
  • Les cots constituent un obstacle la gestion des documents. Une entreprise sur sept (14 %) qui ne pratique pas la gestion systmatique des documents cite les cots de mise en place et de maintenance comme principale raison.
  • Un cinquime des petites et moyennes entreprises canadiennes (23 %) sont susceptibles d’investir dans une mise niveau de leur gestion des documents au cours des 12 prochains mois.
  • Trois pour cent des entreprises ont consacr plus de 10 heures chaque semaine la recherche de documents papier tandis que 18 % ne peuvent pas valuer le nombre d’heures de leur semaine de travail qu’elles ont consacres la simple recherche des documents.
  • La majorit des petites et moyennes entreprises qui ont utilis une solution de gestion des documents ont eu recours des ressources internes (89 %).
propos du sondage

Le sondage national a t men pour le compte de Xerox Canada inc. par Lger Marketing, seule reprsentante canadienne de Gallup International Association, entre le 19 juillet et le 2 aot 2006, avec un chantillon reprsentatif de 331 propritaires et dirigeants de petites et moyennes entreprises canadiennes. Le sondage est prcis +/- 5,4 points de pourcentage, 19 fois sur 20.

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Relations avec les mdias :

Glyn Davies, Xerox Canada, 416-733-6216, glyn.davies@xerox.com

Julie Deschambault, Capital-Image pour Xerox Canada, (514) 739 1188, poste 29 ou jdeschambault@capital-image.com

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