Les données sont l'élément vital de l'entreprise aujourd'hui et il n'est pas facile de fouiller dans cette information pour trouver des renseignements instructifs permettant de prendre des mesures. Voilà une conclusion d'un sondage mené auprès de 600 décideurs du secteur des TI au sein de grandes organisations des É.-U., du Canada et de l'Europe de l'Ouest. Le rapport la « Numérisation à l'oeuvre » de Xerox illustre la que transition des processus papier aux processus numériques est à notre porte mais de nombreux répondants au sondage admettent qu'ils ne sont peut-être pas prêts.
Le rapport a révélé une préoccupation généralisée à l'égard des processus papier et le coût (42 pour cent) et la sécurité (42 pour cent) ont été cités comme étant les problèmes principaux. Quarante pour cent des répondants canadiens ont affirmé que la réduction des coûts était la principale raison de la numérisation suivie par la collecte améliorée des données à 33 pour cent. Les répondants au sondage prévoient qu'en moyenne seulement neuf pour cent des activités commerciales clés utiliseront le papier au cours des deux prochaines années. Mais plus de la moitié (55 pour cent) des répondants admettent que les processus de leur organisation utilisent largement ou presque entièrement le papier et environ un tiers (29 pour cent) communiquent toujours avec leurs clients finaux sur papier, plutôt que par courriel ou les réseaux sociaux.
Telle est la situation malgré le fait que 41 pour cent reconnaissent qu’une transition vers des flux de production numériques réduira les coûts organisationnels et que 87 pour cent semblent posséder les compétences nécessaires pour qu’une telle initiative devienne réalité.
Le sondage a démontré que les entreprises canadiennes devancent généralement leurs homologues mondiaux pour les processus de numérisation dans les secteurs de la facturation, des contrats, de la sollicitation des clients, de l’intégration des RH, de l’élaboration des nouveaux produits, et des processus verticaux et opérationnels. Quarante-quatre pour cent des répondants canadiens ont affirmé que la numérisation sera effectuée dans ces sept secteurs d’ici deux ans – le nombre le plus élevé parmi tous les pays sondés.
« Les organisations prévoient un avenir souple et allégé, mais les processus d’affaires actuelles sont encore alourdis par le papier », affirme Andy Jones, vice-président, Automatisation des flux de production, Grandes entreprises, Xerox. « L’écart entre la vision d’une organisation et les mesures nécessaires pour réussir une transformation numérique a retardé la promesse de la numérisation. »
L’automatisation est une priorité
Lorsqu’il est question de l’automatisation des processus, près des trois tiers des répondants ont indiqué qu’ils avaient déjà cerné les secteurs devant être automatisés. Ils ont cité plus précisément la comptabilité (38 %), la déclaration des dépenses (37 %), les comptes créditeurs (36 %) et le service à la clientèle (35 %) comme étant les fonctions les plus susceptibles d’être entièrement automatisées au sein de l’entreprise.
Le rapport a toutefois signalé quelques éléments de base que plusieurs entreprises doivent encore régler pour que l’automatisation et les flux de production soient concrétisés dans des secteurs commerciaux clés. Selon les organisations sondées :
- 40 pour cent n’ont pas encore mis en œuvre de solutions pour l’effectif mobile
- 47 pour cent n’ont pas encore ajouté ou amélioré les services infonuagiques
- 45 pour cent n’ont pas encore intégré ou amélioré l’analyse prédictive au moyen de méga-données.
Dans de nombreux cas, la numérisation ou le remaniement des processus papier avant qu’ils soient automatisés entraînera de meilleurs résultats. L’analyse des habitudes d’impression des employés, par exemple, fournit des renseignements sur les possibilités cachées de numérisation lorsque l’utilisation du papier est élevée. 90 pour cent des répondants ont indiqué qu’ils ont de bons outils pour analyser les habitudes d’impression des employés, mais seulement la moitié (45 pour cent) utilisent ces outils dans leur pleine mesure. En revanche, 86 pour cent des cadres canadiens sondés ont affirmé qu’ils avaient ces outils d’analyse mais qu’un tiers ne les utilisaient pas pleinement.
Les principales raisons pour lesquelles les cadres canadiens affirment qu’ils impriment encore les documents sont pour une consultation du document papier (69 pour cent), pour des signatures (65 pour cent) et pour le partage (48 pour cent).
Xerox a lancé les services d’automatisation des flux de production dans le cadre de ses services gérés d’impression qui mèneront vers une plus grande productivité et la transformation numérique. L’entreprise élabore aussi des outils d’automatisation pour son portefeuille afin d’appuyer sa gamme complète de secteurs – des centres de service à la clientèle, aux processus financiers et comptables, en passant par le secteur des soins de santé.
Au sujet de l’étude
Au cours du deuxième semestre de 2015, Coleman Parkes Research a sondé 600 décideurs et personnes d’influence du secteur des TI provenant d’organisations des États-Unis du Canada, et de l’Europe de l’Ouest (Benelux, France, Allemagne, R.U.). Cette recherche visait à comprendre les attitudes, les défis et les initiatives liés à la transformation numérique et aux processus exigeant de nombreuses formalités administratives.
Les répondants étaient responsables, notamment de la stratégie, des solutions et de l’infrastructure liées à la technologie numérique.
Les secteurs couverts comprenaient le secteur public, les services financiers et les entreprises.
Le rapport complet de Xerox sur l’étude peut être téléchargé ici: https://www.xerox.com/en-us/services/managed-print-services/insights/digital-transformation-strategy
