NORWALK, Conn. —  

La gestion du contenu d’entreprise (GCE) était jusqu’à maintenant réservée aux seules grandes entreprises dont la taille et les budgets permettaient de rentabiliser la conversion au numérique. Avec le lancement de DocuShare® Flex de Xerox, les petites et moyennes entreprises  (PME) et les différents services à l’intérieur des entreprises peuvent numériser les processus comme la facturation, le partage des fichiers, les modifications, la gestion des bases de données et l’archivage des documents, à l’instar des plus grandes organisations.

Les PME ont tendance à s'appuyer sur des systèmes inefficaces basés sur des documents papier et n’ont souvent pas de service centralisé de stockage de l’information sous forme numérique. Selon un sondage de l’Association for Information and Image Management (AIIM) publié en 2016, de mauvaises pratiques de gestion de contenu se traduisent par des pertes de temps dans la recherche du contenu (62 pour cent des répondants), des efforts dédoublés (52 pour cent de répondants) et une réutilisation insuffisante du contenu (46 pour cent des répondants)1.

La nouvelle plateforme DocuShare Flex est basée sur le nuage et elle offre l’automatisation, la sécurité et l’extensibilité des systèmes de GCE à grande échelle dans un ensemble abordable, facile à configurer et à utiliser, sans soutien des TI.

Les systèmes DocuShare Flex permettront aux PME d’économiser des heures, des jours, voire même des semaines. Ils permettront aux utilisateurs d’exécuter diverses tâches reliées à la gestion des documents :

  • archivage automatique des documents pour faciliter les processus d’approbation et le contrôle des versions;

  • automatisation pour faciliter la gestion des documents nécessaires pour se conformer aux exigences des mandats gouvernementauxet de l’industrie;

  • simplification de la gestion de la multitude de documents requis pour les transactions, la comptabilité, la facturation et autres opérations impliquant la gestion d’un grand nombre de documents.

«Dès le départ, nous avons développé DocuShare Flex pour qu’il soit la solution GCE de choix pour les PME et les services d'entreprise», explique Wasim A. Khan, responsable mondial de l'automatisation des flux de travail chez Xerox. « DocuShare Flex permettra aux utilisateurs d'être plus réactifs, car ils pourront trouver de l'information rapidement et facilement, de façon plus sécurisée, en contrôlant mieux l'accès aux documents sensibles et ils seront plus productifs, en automatisant leurs processus d’affaires clés».

Simplicité d’utilisation, agilité et faible coût

DocuShare Flex permet de stocker et de gérer une large gamme de types de documents et de contenus. Il offre une capacité de stockage extensible de centaines de millions de documents. Les fonctionnalités de gestion des documents, de la création à l’archivage et, éventuellement à l’élimination, sont prêtes à l’emploi.

Flux de travail automatisés

DocuShare Flex peut automatiser divers processus d’affaires, que ce soit le stockage de tous les documents d’un projet à un seul endroit, la gestion des cycles de revue et le respect des exigences relatives aux vérifications éventuelles. Il peut également assurer la conformité par de meilleures pratiques car les gestionnaires peuvent surveiller l’état d’avancement d’un travail.

DocuShare Flex est conçu pour le personnel non technique et il est doté d’un moteur de recherche intuitif et d’une interface utilisateur (IU) nécessitant peu de formation. L’IU, basée Web, est compatible avec une gamme variée de navigateurs et d’appareils mobiles.

La plateforme peut fonctionner avec les systèmes d’arrière-guichet des entreprise pour en extraire les données et les lier aux documents. Elle est compatible avec les appareils multifonctions ConnectKey® de Xerox et les applis connexes pour permettre le développement de flux de travail spécifiques, qui font économiser du temps, et elle inclut un service de numérisation basé sur  ConnectKey pour permettre la numérisation directe vers DocuShare Flex.

La nouvelle plateforme DocuShare Flex s’ajoute à la gamme DocuShare de Xerox qui comprend DocuShare 7 de Xerox, qui a récemment été désigné « Leader » des logiciels de GCE par G2 Crowd, et Choix  2017 comme Solution exceptionnelle de gestion des documents par Buyers Laboratory LLC (BLI).

Disponibilité

DocuShare Flex est maintenant disponible en Amérique du Nord. Il sera disponible en Europe ainsi que dans d’autres régions sélectionnées d’ici le 31 mai, au Canada, en juin et en Asie du Pacifique, d’ici la fin août.

DocuShare Flex a été conçu  pour en simplifier la vente et en accélérer le déploiement par Xerox et ses partenaires des canaux de distribution. Il est disponible auprès d’un réseau d’agents, de concessionnaires et de revendeurs, de même qu’auprès de la force de vente directe de Xerox.

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1AIIM: Information Management – State of the Industry 2016, 2016. www.aiim.org.